Telefonní etiketa: Pravidla pro volání, psaní SMS a zanechání hlasové pošty

Telefonní standardy se také rychle mění, takže někteří lidé se cítí pozadu nebo zmateni. Nepsaná pravidla telefonického chatování se mezi generacemi značně liší, což vede k nepochopení a frustraci na všech stranách.

Hovořili jsme s odborníkem na etiketu a lidmi všech věkových kategorií o tom, jak jejich mazlíčci po telefonu mrzí, abychom přišli s následujícími tipy, které všem pomohou vypořádat se s telefonními hovory v roce 2023.

Ty se budou lišit v závislosti na vašem vztahu, věku a kontextu hovoru. Čím blíže k někomu jste, tím méně pravidel platí. No tak, FaceTime tvoje máma bez varování, zatímco si čistíš zuby.

Nenechávejte hlasovou zprávu

Hlasové zprávy jsou výtvorem doby před textovými zprávami. Pokud máte informace, které je potřeba sdělit přesně a včas, je nejlepší je napsat formou SMS nebo emailu. Většina telefonů nyní přepisuje hlasové zprávy, takže lidé pravděpodobně neposlouchají, co jste řekli, ale místo toho čtou (možná nesprávný) přepis.

Výjimkou z pravidla zákazu hlasové schránky je volání lidem, kteří chtějí slyšet váš hlas bez ohledu na to, co říkáte, nebo sdílení určitého typu hlasového zážitku. Vzpomeňte si na blízké přátele a nejbližší rodinu, jak zpívají všechno nejlepší k narozeninám, vzkaz od přátel na koncertě Taylor Swift nebo jednoduché „Miluji tě“.

Pokud chcete vyprávět dlouhý, šťavnatý příběh, zvažte jeho odeslání v hlasové poznámce. Je to nejlepší způsob monologu.

Pokud někomu zavoláte bez varování, může být příjemce nervózní. Místo toho jim předem pošlete SMS a zeptejte se, zda nyní mohou mluvit, zda mohou zavolat, až budou mít volno, nebo zda si mohou vybrat čas, kdy by chtěli chatovat. Pokud někomu voláte pravidelně, zjistěte si, jaké časy jsou pro něj ideální, například po práci nebo jen v neděli odpoledne.

Klíčovými prvky těchto skriptů před hovorem jsou formulace a kontext. Jednoduchá textová zpráva „zavolejte mi“ se může zdát naléhavá a přimět člověka, aby si myslel, že jde o naléhavou situaci. Ujasněte si, zda je to naléhavé, nebo jen stíháte. Pokud se jedná o konkrétní téma, uveďte v textu, o čem chcete mluvit, aby se mohli připravit.

Tyto kroky jsou nezbytné zejména pro videohovory. Zachycení někoho na video v neočekávanou dobu může být pro všechny zúčastněné nepříjemné. Nikdy byste neměli bez varování zahájit FaceTime nebo jiný videohovor.

Bojíte se etikety textových zpráv? I tam jsme vás zakryli.

Nemusíte zvedat telefon

Odpovědnost nepadá pouze na volajícího. To, že vám někdo z ničeho nic zavolá, neznamená, že musíte odpovědět. Pokud jste v restauraci, používáte toaletu nebo jste na schůzce, ztlumte hovor a obraťte se na ně ve vhodnou dobu.

„Všichni máme své telefony pod kontrolou a můžeme se rozhodnout, zda je správný čas na ně odpovědět,“ řekla Lizzie Post, expertka na etiketu. Spolupředseda Emily Post Institute. „Pokud vás někdo vyruší a vy jste kvůli tomu naštvaný, hádejte, čí je to chyba? Vy jste ten hovor přijal, když jste neměl.“

Chcete-li být zdvořilejší, pošlete jim textovou zprávu. Smartphony vám umožní odeslat automatickou textovou odpověď, když nemůžete odpovědět, což je užitečné, pokud jim chcete říct, že můžete psát, ale nemůžete mluvit, nebo že se jim brzy ozvete. Zvažte přidání vlastní odpovědi v nastavení nebo pokaždé, když napište něco nového. Výchozí texty se někdy mohou zdát trochu drsné.

Emoce jsou pro zvuk, fakta pro text

Mnoho věcí vůbec nepotřebuje telefonát. Když se snažíte rozhodnout, jak nejlépe komunikovat, přemýšlejte o tom, co chcete říct.

Cokoli, co vyžaduje nuance, jako jsou názory nebo emocionální záležitosti, je nejlepší udělat po telefonu, včetně hádek, vytváření sítí nebo spojení na osobní úrovni. Realistické aktualizace, plány formátování nebo cokoli podrobnějšího a nařezaného a vysušeného jsou často lepší v písemné podobě. Pokud je něco složité a bude to trvat dlouhou dobu, například řetězec textu, zeptejte se, zda mohou mluvit.

„Nikdo se nehádá kvůli textu,“ říká Post. „Uvědomuji si, že někdy je lepší bojovat kvůli textu, protože ve skutečnosti toho člověka nekonfrontujete, ale po telefonu to překonáte mnohem rychleji.“

Pokud se nejedná o nouzový stav, počkejte prosím

Pokud na váš hovor nikdo neodpovídá, nezavěšujte a okamžitě mu zavolejte znovu. Pokud na vaši SMS o zmeškaném hovoru neodpoví, neposílejte jim o tom e-mail. Kdyby jen on On je V případě nouze to okamžitě jasně uveďte v textové zprávě.

Vizuální hlasové zprávy používejte moudře

Hlasová schránka je mrtvá. Živá video hlasová schránka. Apple nedávno představil novou funkci v aktualizaci iOS 17, která vám umožní zanechat video zprávu, když někdo neodpovídá na váš FaceTime hovor. Je to hloupý a zábavný nápad a měl by se používat tímto způsobem, ale mějte na paměti, že ne každému to přijde veselé. Naše Shira Ovide je ochotná zbavit se přátel každého, kdo jí nechá FaceTime (FaceMail?) hlasovou schránku.

Při videohovorech zůstaňte v klidu

Videohovory na FaceTime, Google Meet, Zoom nebo Skype by měly mít vaši plnou pozornost. Zvedněte telefon někam tak, aby váš obličej zaplnil celou obrazovku, nejen vaše čelo a nos, a zůstaňte tam, dokud hovor neskončí. Když se lidé, zejména děti, během videohovoru pohybují, může to být pro osobu na druhém konci matoucí. Pokud se chcete při hovoru procházet a dělat domácí práce, přepněte na hlasový hovor.

Nepoužívejte reproduktor na veřejných místech

Zatímco mnoho lidí (včetně mě) rádo odposlouchává cizí drby, používání megafonu na veřejnosti je obecně považováno za špatný nápad. Ať už jde o běžný hovor, videohovor nebo hovor z chytrých hodinek, použijte sluchátka nebo si to uložte na později. Sluchátka však řeší jen polovinu problému, protože lidé stále musí slyšet vaši stranu konverzace. Pokud se nacházíte v přeplněné oblasti, jako je kancelář nebo obchod, uvědomte si osobní prostor ostatních a svou vlastní velikost.

Citlivým problémem jsou také veřejné videohovory. Kolem vás jsou cizinci, kteří nesouhlasili s tím, aby se objevili na kameře, a také mohou na vaší obrazovce vidět něco, co nemají. Podle toho orámujte své záběry.

Spusťte znovu prověřování hovorů

Apple také přidal novou funkci prověřování hovorů v iOS 17, která přepíše vaši hlasovou schránku v reálném čase, což znamená, že se můžete rozhodnout, když mluvíte, abyste přijali telefon. Pro každého, kdo je dostatečně starý na to, aby vlastnil záznamník, je to příjemný návrat. Použijte tuto funkci, abyste se vyhnuli podvodným hovorům z neznámých čísel, místo abyste na ně odpovídali jen ze zvědavosti.

Tato funkce je stále nová, takže budeme muset vidět, jak se lidé cítí ignorováni, pokud nemají něco, co stojí za to říct.

Nepřestávejte mluvit po telefonu

Telefonní hovory nejsou mrtvé! Přestože navigace v telefonu může být méně běžná nebo vyžaduje více plánování, než tomu bylo dříve, stále je to skvělý způsob komunikace. Mluvit s někým v reálném čase může posílit vztahy, zlepšit duševní zdraví a snížit osamělost.